日時調整メールの書き方と例文集｜失礼のない候補日提示と返信マナー
ここでは、日々の実務ですぐに活用できる実践的なテンプレートを状況別に整理しました。過不足のない丁寧な敬語と、相手が読みやすいレイアウトを両立させた文面です。
1. 新規アポイントの打診（自社から候補日を提示する場合）
件名：【お打ち合わせのご相談】〇〇に関するご提案の件（株式会社〇〇・山田）
〇〇株式会社
営業部 部長 佐藤様
いつも大変お世話になっております。
株式会社〇〇の山田でございます。
先日は展示会ブースにお立ち寄りいただき、誠にありがとうございました。
本日は、先日お話しいたしました「業務効率化支援システム」の詳細について、
佐藤様のご状況に合わせた具体的な導入事例をご案内したく、ご連絡いたしました。
つきましては、オンラインにて30分〜1時間ほどお時間を頂戴したく存じます。
誠に勝手ながら、私どもの空き日程をいくつか挙げさせていただきます。
【面談候補日時】
・第1希望：2026年10月13日（火）13:00〜14:00
・第2希望：2026年10月15日（木）10:30〜11:30
・第3希望：2026年10月16日（金）15:00〜16:00
※会議形式：オンライン（Google Meetを予定／URLは確定後に弊社より発行）
上記日程でご都合のよろしいお時間はございますでしょうか。
もし合致する日時がない場合は、お手数をおかけしますが、
佐藤様のご都合のよろしい日時を2〜3候補ほどご教示いただけますと幸いです。
ご多忙の折恐縮ですが、何卒ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。
2. 候補日を承諾・確定させる返信（面談日程調整承諾メール）
件名：Re: 【お打ち合わせのご相談】〇〇に関するご提案の件（山田様）
株式会社〇〇
山田様
いつも大変お世話になっております。
〇〇株式会社の佐藤です。
お打ち合わせのご連絡をいただき、ありがとうございます。
ご提示いただきました候補日の中から、下記の日程でお時間をいただきたく存じます。
【確定日時】
2026年10月15日（木）10:30〜11:30
オンラインツールのURLにつきましても、前日までに送付いただけますと幸甚です。
当日はどうぞよろしくお願い申し上げます。
3. 確定後の確認・お礼（日時確定お礼メール）
件名：【日時確定】お打ち合わせの日程確定とお礼（株式会社〇〇・山田）
〇〇株式会社
営業部 部長 佐藤様
お世話になっております。株式会社〇〇の山田です。
ご多忙の中、迅速な日程のご調整をいただき誠にありがとうございました。
それでは、下記の日程にてお打ち合わせを実施いたします。
【確定内容】
日時：2026年10月15日（木）10:30〜11:30
形式：オンライン会議（Google Meet）
接続URL：https://meet.google.com/xxx-xxxx-xxx
※開始5分前より入室可能となっております。
当日は佐藤様の業務課題に寄り添った資料をご用意してお待ちしております。
引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。
これらの日時調整メール例文を用いる際、相手から返信が届いた後の日程調整返信マナーとして最も大切なのは、確定した事実を双方の記録に残すための日時確定お礼メールを24時間以内に必ず返すことです。URLやアジェンダを最終メールに集約しておくことで、当日のアクセス迷子を未然に防げます。
